프린터 오프라인 상태 해결 순서

프린터가 '오프라인'으로 표시되는 원인 중 하나는 윈도우가 프린터와 통신하지 못하는 것입니다. 다만 '프린터 오프라인 사용' 설정이 켜져 있어도 오프라인으로 표시될 수 있어, 표시만으로 통신 실패라고 단정할 수는 없습니다. 프린터 전원이 켜져 있어도 이 표시가 나올 수 있고, 이 표시만으로 고장을 단정할 수는 없습니다. 프린터 오프라인 해결은 드라이버 재설치부터 하지 않고, 3분 안에 끝나는 확인 사항을 앞에서부터 차례로 점검하는 방식으로 진행합니다.

확인 환경과 핵심 순서

  • 확인 환경: Windows 11 24H2 기준입니다. Windows 10은 경로가 설정 > 장치 > 프린터 및 스캐너로 다릅니다.
  • 1단계 전원·연결 → 2단계 대기열과 오프라인 사용 체크 → 3단계 스풀러 → 4단계 IP 포트 주소 → 5단계 제거 후 다시 추가
  • 3단계의 명령은 관리자 권한이 필요합니다.
연결이 끊긴 프린터와 무선 신호 아이콘 일러스트
오프라인 표시는 통신 끊김 등 여러 원인에서 나타납니다

그림에서 끊긴 선과 꺼진 신호 표시는 오프라인 원인 가운데 통신이 끊긴 경우를 나타냅니다.

오프라인으로 뜨는 원인 세 가지

원인이런 때 의심해당 단계
물리적 연결 끊김케이블을 건드렸거나 프린터가 절전에서 깨어나지 않을 때, 무선 프린터가 다른 Wi-Fi에 붙어 있을 때1단계
대기열이나 스풀러 정체출력 중이던 문서가 멈춘 채 남아 있을 때2~3단계
포트 주소 불일치공유기를 재부팅한 뒤 무선·유선 LAN 프린터만 오프라인이 될 때4단계

Windows 11에서는 '도움말 보기' 앱의 프린터 문제 해결사를 먼저 돌려 볼 수 있습니다. Microsoft가 첫 단계로 권하는 자동 진단입니다. 해결되지 않으면 아래 순서로 직접 확인합니다.

1단계: 프린터 전원과 연결부터 보기

  1. 프린터 전원을 끄고 플러그를 뽑은 뒤 30초를 기다렸다가 다시 연결해 켭니다. Microsoft 문서가 첫 번째로 안내하는 방법입니다.
  2. USB 연결이라면 케이블을 다른 포트에 꽂고, 허브나 도킹 장치를 거치고 있으면 PC에 직접 연결해 비교합니다.
  3. 무선 프린터는 PC와 같은 Wi-Fi에 연결돼 있는지 확인합니다. 프린터 본체 화면이나 설명서의 네트워크 메뉴에서 접속 중인 이름을 볼 수 있습니다. 공유기가 2.4GHz와 5GHz를 따로 운영한다면 프린터가 지원하는 대역을 설명서에서 확인하고, 안 보일 때는 PC를 프린터와 같은 대역에 접속시켜 비교합니다.

확인 방법: 프린터 화면에 오류 메시지가 없고 대기 상태가 되어 있으며, 무선이라면 PC와 같은 네트워크 이름이 보이면 통과입니다.

2단계: '프린터 오프라인 사용' 해제와 대기열 정리

  1. 설정 > Bluetooth 및 장치 > 프린터 및 스캐너에서 해당 프린터를 선택합니다.
  2. 인쇄 대기열 열기를 누르고 남아 있는 작업이 있으면 모두 취소합니다.
  3. 대기열 창에 프린터 메뉴가 있다면 '오프라인으로 프린터 사용'과 '인쇄 일시 중지'에 체크가 되어 있는지 보고 해제합니다.
  4. 프린터가 여러 개 등록돼 있으면 실제로 쓰는 프린터를 기본값으로 지정합니다. 기본값 버튼이 안 보이면 'Windows가 기본 프린터를 관리하도록 허용'을 끕니다.

Windows 11의 새 대기열 화면에는 3번의 메뉴가 없을 수 있습니다. 메뉴가 없다고 설정이 잘못된 것은 아니므로, 없는 항목을 찾아 헤매지 말고 다음 단계로 갑니다.

확인 방법: 테스트 페이지나 한 장짜리 문서를 보내 실제 출력이 되는지 봅니다. 상태가 '준비'로 바뀌어도 한 장을 뽑아 보기 전에는 해결된 것이 아닙니다.

3단계: 인쇄 스풀러 서비스 다시 시작

스풀러는 PC에서 인쇄 작업을 관리하는 서비스입니다. 서비스가 꼬이면 새 작업이 대기열에 들어가지 못하고 오프라인으로 보입니다.

  1. 작업 표시줄 검색에 services.msc를 입력해 서비스를 엽니다.
  2. 목록에서 Print Spooler를 찾아 오른쪽 클릭하고 '다시 시작'을 선택합니다.

대기열이 지워지지 않고 계속 걸려 있으면 서비스를 멈춘 상태에서 임시 파일을 비워야 합니다. 관리자 터미널에서 서비스를 중지합니다.

net stop spooler

이어서 탐색기 주소창에 %WINDIR%\system32\spool\printers를 입력해 열리는 폴더의 파일을 모두 지웁니다. 폴더 자체는 지우지 않습니다. 그다음 서비스를 다시 켭니다.

net start spooler

확인 방법: 대기열이 비어 있고 새 작업이 목록에 들어가 '인쇄 중'으로 바뀌면 정상입니다.

4단계: IP 포트 주소가 바뀐 경우

이 단계는 프린터 포트에 IP 주소를 직접 지정한 표준 TCP/IP 포트를 쓰는 네트워크 프린터에 해당합니다. 네트워크 프린터의 연결 방식은 다양해서 WSD 포트처럼 주소를 직접 적지 않는 방식에는 그대로 적용되지 않습니다. 포트 탭에서 사용 중인 포트 이름이 표준 TCP/IP 포트인지 먼저 보고, 아니라면 5단계로 넘어갑니다. 표준 TCP/IP 포트에서 공유기를 재시작하다 프린터가 다른 주소를 받으면, PC는 옛 주소로 계속 보내므로 오프라인으로 보일 수 있습니다. 주소 불일치가 확인되면 포트 설정을 고치는 것이 가장 직접적인 조치이므로, 재설치보다 주소 비교를 먼저 권합니다.

  1. 프린터 본체의 네트워크 설정 메뉴나 설정 보고서 출력에서 현재 IP 주소를 확인합니다.
  2. PC에서 프린터 속성을 열고 포트 탭에서 사용 중인 포트를 선택한 뒤 포트 구성을 눌러 주소를 확인합니다. 제어판 > 장치 및 프린터에서 프린터를 오른쪽 클릭해 들어가는 방법도 있습니다.
  3. 두 주소가 다르면 포트 구성의 주소를 프린터가 알려 준 주소로 고칩니다.
  4. 주소가 자주 바뀌면 공유기 설정에서 프린터가 항상 같은 주소를 받도록 지정합니다. 방법은 공유기 제조사마다 다릅니다.

확인 방법: 명령 프롬프트에서 ping 프린터 주소를 실행했을 때 응답이 오면 PC가 그 주소의 장치에 닿는다는 뜻이지만, 인쇄가 실제로 되는지까지 보장하지는 않습니다. 포트 설정을 확인한 뒤 테스트 페이지를 인쇄해 봅니다. 응답이 없다고 해서 곧바로 네트워크 문제로 단정하지는 않습니다. 방화벽이나 프린터가 ping 응답(ICMP)을 막아 두었을 수 있기 때문입니다. PC와 프린터가 같은 네트워크에 연결됐는지는 1단계에서 다시 확인하고, 포트 설정과 테스트 인쇄 결과를 함께 보고 판단합니다.

5단계: 프린터를 지우고 다시 추가하기

  1. 설정 > Bluetooth 및 장치 > 프린터 및 스캐너에서 프린터를 선택하고 제거를 누릅니다.
  2. 프린터가 켜져 있고 연결된 것을 확인한 뒤 장치 추가를 누릅니다.
  3. 목록에 나타나지 않으면 '수동으로 추가'를 선택하거나 제조사 사이트에서 모델에 맞는 드라이버를 받습니다. 검색 결과의 아무 설치 파일이 아니라 프린터 본체 라벨의 정확한 모델명으로 찾습니다.

확인 방법: 추가한 뒤 테스트 페이지가 출력되면 끝입니다. 회사 공유 프린터는 서버 주소나 인증이 필요할 수 있으니 임의로 지우지 말고 IT 담당자에게 먼저 확인합니다.

그래도 해결되지 않으면

모든 단계를 거쳤는데도 오프라인이면 다른 PC에서 같은 프린터로 인쇄해 봅니다. 다른 PC에서도 안 되면 프린터나 네트워크 쪽 문제이고, 되면 이 PC의 설정이나 드라이버 문제입니다. PC에서 인터넷은 되는데 프린터만 안 보인다면 게스트 네트워크처럼 기기 간 통신을 막는 환경인지 확인합니다. 블루투스·USB 같은 다른 연결 문제는 주변기기 글 모음에서 이어서 볼 수 있습니다.

참고 자료

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