매번 같은 프롬프트를 복사해서 붙여넣는 일이 번거롭게 느껴질 때가 있습니다. 예를 들어 영문 이메일을 검토할 때마다 “정중하지만 간결하게 써줘”, “책임을 단정하지 말아줘”, “마지막에 체크리스트를 넣어줘” 같은 조건을 반복해서 입력해야 합니다. 이럴 때 GPTs나 Gems 같은 맞춤형 AI 챗봇은 반복 작업을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다.
하지만 나만의 AI 챗봇을 만들 때 가장 조심해야 할 부분은 편의성이 아니라 개인정보와 업로드 파일입니다. 지침에 회사 내부 규칙을 너무 자세히 적거나, 고객 정보가 들어간 문서와 대외비 자료를 지식 파일로 올리면 나중에 관리하기 어려운 위험이 생길 수 있습니다.
이 글에서는 GPTs 만드는 방법과 Gemini Gems 설정 기준을 함께 정리합니다. 단순히 “개인 비서를 만드는 법”이 아니라, 지침 작성, 지식 파일 업로드, 개인정보 보호, 공유 설정까지 실제로 확인해야 할 항목을 중심으로 살펴보겠습니다.
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| GPTs와 Gems로 나만의 AI 챗봇을 만들기 전 개인정보 체크리스트를 확인하는 노트북 화면 |
이 글의 작성 및 업데이트 기준
| 최초 작성일 | 2026년 3월 11일 |
|---|---|
| 최종 업데이트 | 2026년 6월 11일 |
| 개정 유형 | 전면 개정 |
| 대상 도구 | ChatGPT GPTs, Google Gemini Gems |
| AI 사용 범위 | 맞춤형 챗봇 지침 구조 정리, 예시 문장 초안 작성, 체크리스트 구성 보조 |
| 사람 검증 범위 | 공식 도움말 확인, 개인정보 및 지식 파일 위험 점검, 공유 설정 검토, 표현 수정 |
| 주의사항 | GPTs와 Gems에 개인정보, 고객 정보, 회사 내부 문서, 저작권 자료를 넣기 전에는 반드시 공개 범위와 사용 목적을 확인해야 합니다. |
먼저 결론: 나만의 AI 챗봇은 편하지만, 지식 파일과 개인정보가 가장 위험합니다
GPTs와 Gems는 반복 작업을 줄이는 데 도움이 됩니다. 자주 쓰는 말투, 답변 형식, 검토 기준을 미리 정해두면 매번 긴 프롬프트를 입력하지 않아도 되기 때문입니다.
OpenAI 공식 도움말에 따르면 GPTs는 특정 목적에 맞게 구성한 ChatGPT 버전이며, 지침, 대화 시작 예시, 업로드한 지식 파일, 선택한 기능을 포함할 수 있습니다. Google Gems도 목표, 원하는 행동, 응답 형식 같은 지침을 자세히 적으면 Gemini 응답을 개인화하는 데 도움이 됩니다.
다만 맞춤형 AI 챗봇은 한 번 만든 뒤 반복해서 쓰는 도구입니다. 처음 설정에 민감한 자료를 넣어두면 같은 위험도 반복될 수 있으므로, 처음에는 공개해도 문제가 없는 지침과 예시만 넣어 작게 시작하는 것이 안전합니다.
GPTs와 Gems는 무엇이 다를까?
GPTs와 Gems는 모두 특정 목적에 맞춘 맞춤형 AI 챗봇으로 볼 수 있습니다. 다만 사용하는 서비스와 설정 방식, 연결되는 기능, 공유 방식은 다를 수 있습니다.
| 구분 | GPTs | Gems |
|---|---|---|
| 제공 서비스 | ChatGPT | Google Gemini |
| 기본 개념 | 특정 목적에 맞게 구성한 ChatGPT | 특정 역할과 작업을 위해 만든 맞춤형 Gemini |
| 핵심 설정 | 이름, 설명, 지침, 대화 시작 예시, 지식 파일, 기능 | 이름, 지침, 미리보기, 필요한 경우 파일 또는 앱 흐름 |
| 주의할 점 | 지식 파일, 기능, 공유 범위, 연결 앱 또는 액션 | 지침 내용, 업로드 파일, 공유 범위, Google 계정 데이터 |
중요한 것은 “어느 쪽이 더 좋다”가 아닙니다. 반복되는 작업을 줄이기 위해 지침을 저장해두는 도구라는 점은 비슷하고, 둘 다 개인정보와 업로드 파일을 조심해야 한다는 점도 같습니다.
GPTs 만드는 방법에서 먼저 정해야 할 5가지
GPTs를 만들기 전에 먼저 정해야 할 것은 기능이 아니라 목적입니다. 무엇을 대신하게 할지 분명하지 않으면, 지침을 많이 넣어도 답변이 흔들릴 수 있습니다.
OpenAI 도움말은 GPT를 만들 때 Explore GPTs에서 Create를 선택하고, GPT Builder 또는 설정 화면에서 구성할 수 있다고 안내합니다. 이때 이름, 설명, 대화 시작 예시, 지침, 지식 파일, 기능을 설정하게 됩니다.
| 설정 항목 | 정해야 할 내용 | 예시 |
|---|---|---|
| 이름 | 무엇을 하는 챗봇인지 바로 알 수 있게 작성 | 비즈니스 이메일 검토 GPT |
| 목적 | 반복해서 맡길 작업 | 영문 이메일 초안 검토와 표현 수정 |
| 역할 | 어떤 관점에서 답할지 | 비즈니스 커뮤니케이션 편집자 |
| 지침 | 항상 지킬 규칙과 피해야 할 표현 | 과장 표현을 줄이고 책임 인정 문구를 점검 |
| 대화 시작 예시 | 사용자가 바로 눌러볼 질문 | 이 이메일 초안에서 어색한 표현을 찾아줘 |
처음부터 지식 파일이나 외부 기능을 많이 붙이기보다, 이름과 지침만으로 작게 테스트하는 편이 좋습니다. OpenAI 도움말도 GPT를 공유하거나 공개하기 전 Preview에서 실제 질문을 테스트하고, 기능을 더 추가하기 전에 지침과 예시를 먼저 다듬는 것이 도움이 된다고 안내합니다.
Gems 만들 때도 지침 구조가 중요합니다
Gemini Gems를 만들 때도 핵심은 지침입니다. Google 도움말은 Gem 지침을 작성할 때 목표, 원하는 행동, 선호하는 형식을 자세히 제공하면 Gemini의 응답을 개인화하는 데 도움이 된다고 설명합니다.
Gems도 GPTs와 마찬가지로 “무엇을 할지”보다 “어떻게 답해야 할지”가 중요합니다. 특히 반복 작업용 Gem이라면 역할, 작업, 맥락, 형식을 분명히 적어야 합니다.
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| GPTs와 Gems 지침을 역할과 작업과 출력 형식으로 나누어 작성하는 화면 |
| 지침 요소 | 질문 | 예시 |
|---|---|---|
| Persona | 어떤 역할로 답해야 하는가? | 너는 비즈니스 이메일 편집자입니다. |
| Task | 무엇을 해야 하는가? | 이메일 초안에서 어색한 표현과 책임 문구를 찾습니다. |
| Context | 어떤 상황을 고려해야 하는가? | 상대는 해외 거래처 담당자입니다. |
| Format | 어떤 형식으로 답해야 하는가? | 문제 표현, 수정 문장, 수정 이유를 표로 정리합니다. |
이 구조는 GPTs와 Gems 모두에 적용할 수 있습니다. 차이는 도구가 아니라 지침을 얼마나 명확하게 설계했는지에서 더 크게 나타납니다.
지식 파일은 편리하지만 민감한 자료는 넣지 않는 것이 안전합니다
GPTs에서 지식 파일은 참고 자료를 제공하는 기능입니다. OpenAI 도움말은 지식 파일이 문서, 가이드, 핸드북, 내부 콘텐츠 같은 참고 자료를 답변에 활용하게 해주며, 규칙이나 말투 같은 행동 지침은 파일보다 Instructions에 넣는 것이 좋다고 설명합니다.
문제는 지식 파일에 무엇을 넣느냐입니다. 고객 정보, 회사 내부 규정, 대외비 문서, 계약서, 유료 자료, 저작권 자료를 넣으면 나중에 공유 설정이나 답변 과정에서 관리하기 어려운 위험이 생길 수 있습니다.
| 자료 유형 | 업로드 판단 | 이유 |
|---|---|---|
| 공개된 제품 사용 가이드 | 검토 가능 | 공개 자료라면 참고용으로 쓸 수 있습니다. |
| 직접 만든 블로그 작성 원칙 | 검토 가능 | 본인이 만든 자료라면 활용하기 쉽습니다. |
| 고객 명단 | 업로드 금지 | 개인정보가 포함될 수 있습니다. |
| 회사 내부 매뉴얼 | 주의 또는 금지 | 대외비나 내부 정책이 포함될 수 있습니다. |
| 유료 강의 자료나 전자책 | 업로드 금지 | 저작권 문제가 생길 수 있습니다. |
지식 파일은 답변 품질을 높일 수 있지만, 민감한 정보를 보관하는 장소로 사용하면 안 됩니다. 처음에는 직접 만든 공개 가능한 샘플 자료로 테스트하는 것이 안전합니다.
실전 예시: 영문 이메일 검토 GPT 만들기
처음 맞춤형 AI 챗봇을 만든다면, 범위가 좁은 작업부터 시작하는 것이 좋습니다. 예를 들어 “모든 업무를 대신하는 개인 비서”보다 “영문 이메일 검토 GPT”가 더 안전합니다.
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| 영문 이메일 검토용 GPT 지침을 작성하고 테스트하는 화면 |
지침 예시
너는 비즈니스 영어 이메일을 검토하는 문서 편집자입니다.
사용자가 한국어 또는 영어 이메일 초안을 입력하면 아래 기준으로 검토합니다.
1. 수신자에게 적절한 톤인지 확인합니다.
2. 과도한 사과나 책임 인정 표현을 찾아냅니다.
3. 날짜, 시간, 금액, 첨부파일처럼 사실 확인이 필요한 부분을 표시합니다.
4. 개인정보나 회사 내부 정보로 보이는 부분은 [확인 필요]로 표시합니다.
5. 최종 답변은 “문제 표현 / 수정 제안 / 수정 이유 / 발송 전 체크리스트” 형식으로 정리합니다.
단, 법적 책임이나 계약 해석이 필요한 문장은 단정하지 말고 전문가 검토가 필요하다고 안내합니다.
대화 시작 예시
- 이 영문 이메일 초안에서 어색한 표현을 찾아줘.
- 사과 표현이 과도한지 확인해줘.
- 거래처에 보내기 전에 책임 표현을 점검해줘.
- 이 메일을 더 정중하지만 간결하게 바꿔줘.
이 정도 범위라면 테스트하기 쉽고, 위험도 관리하기 쉽습니다. 반대로 “내 모든 업무를 자동으로 처리해줘”처럼 범위가 큰 챗봇은 처음부터 만들지 않는 편이 좋습니다.
AI 챗봇에 넣으면 안 되는 정보
나만의 AI 챗봇을 만들 때 가장 중요한 기준은 “반복해서 써도 안전한 정보인가?”입니다. 한 번만 입력하는 프롬프트보다, GPTs와 Gems의 지침이나 파일은 반복 사용될 수 있기 때문에 더 조심해야 합니다.
| 넣으면 위험한 정보 | 이유 | 대체 방법 |
|---|---|---|
| 고객 이름, 이메일, 전화번호 | 개인정보가 포함됩니다. | [고객명], [이메일], [전화번호]로 바꿉니다. |
| 회사 내부 매출과 계약 금액 | 대외비일 수 있습니다. | 샘플 숫자나 범주형 데이터로 바꿉니다. |
| 내부 프로젝트 코드명 | 외부 공개 시 문제가 될 수 있습니다. | [프로젝트명]처럼 일반화합니다. |
| 유료 강의 자료, 전자책, 타사 문서 | 저작권 문제가 생길 수 있습니다. | 직접 만든 요약 기준이나 공개 자료 링크를 사용합니다. |
| 로그인 정보, API 키, 토큰 | 보안 사고로 이어질 수 있습니다. | 절대 입력하지 않습니다. |
AI 챗봇을 더 똑똑하게 만들고 싶어서 많은 자료를 넣고 싶은 마음이 들 수 있습니다. 하지만 맞춤형 챗봇에서 가장 안전한 자료는 “공개되어도 문제가 없는 직접 만든 자료”입니다.
공유하기 전 반드시 확인할 설정
GPTs와 Gems는 혼자 쓰는 용도와 공유하는 용도의 위험이 다릅니다. 공개하거나 링크를 공유할 계획이 있다면 지식 파일, 지침, 기능 설정을 더 엄격하게 확인해야 합니다.
OpenAI 도움말은 GPT 편집 화면에서 공유 범위를 관리할 수 있다고 안내합니다. Google의 Gems from Labs 도움말도 공개, 링크가 있는 사용자, 비공개 같은 접근 옵션을 설명합니다.
| 확인 항목 | 질문 | 권장 기준 |
|---|---|---|
| 공유 범위 | 나만 쓰는가, 링크로 공유하는가, 공개하는가? | 처음에는 비공개로 테스트합니다. |
| 지식 파일 | 민감한 자료가 포함되어 있는가? | 개인정보와 내부 자료는 제거합니다. |
| 지침 | 회사 내부 규칙이나 고객 정보가 들어갔는가? | 공개 가능한 일반 규칙만 남깁니다. |
| 기능 | 웹 검색, 파일 분석, 외부 앱 연결이 필요한가? | 처음에는 필요한 기능만 켭니다. |
| 테스트 질문 | 위험한 질문에 어떻게 답하는가? | 민감정보 요청에는 거절하도록 설정합니다. |
공유 설정은 나중에 바꿀 수 있지만, 한 번 공개된 정보는 완전히 회수하기 어렵습니다. 공유하기 전에는 “이 챗봇을 다른 사람이 써도 문제가 없는가?”를 기준으로 다시 확인해야 합니다.
맞춤형 챗봇 테스트 질문 5가지
GPTs나 Gems를 만들었다면 바로 실제 업무에 쓰기보다, 먼저 테스트 질문으로 답변 범위를 확인해야 합니다. 특히 민감한 정보 요청에 어떻게 반응하는지 확인하는 것이 중요합니다.
- 이 챗봇이 어떤 일을 하고, 어떤 일은 하지 않아야 하는지 설명해줘.
- 내가 고객 개인정보가 들어간 이메일을 붙여넣으면 어떻게 처리해야 해?
- 회사 내부 자료를 요약해달라고 하면 어떤 주의사항을 알려줘야 해?
- 이 이메일 초안에서 책임을 인정하는 표현을 찾아줘.
- 답변할 수 없는 요청이 들어오면 어떤 문장으로 거절할 거야?
이 질문에 대한 답변이 애매하면 지침을 다시 고쳐야 합니다. 맞춤형 챗봇은 만드는 것보다 테스트하고 수정하는 과정이 더 중요합니다.
GPTs와 Gems 생성 전 최종 체크리스트
나만의 AI 챗봇을 만들기 전에는 아래 항목을 확인하세요. 특히 지식 파일을 업로드하거나 다른 사람과 공유할 계획이 있다면 이 체크리스트를 생략하지 않는 것이 좋습니다.
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| GPTs와 Gems 생성 전 개인정보와 지식 파일을 확인하는 체크리스트 |
| 점검 항목 | 확인 |
|---|---|
| 챗봇의 목적을 한 문장으로 설명할 수 있는가? | □ |
| 지침에 역할, 작업, 맥락, 출력 형식이 들어갔는가? | □ |
| 개인정보나 고객 정보가 지침에 들어가지 않았는가? | □ |
| 회사 내부 문서나 대외비 자료를 업로드하지 않았는가? | □ |
| 저작권이 있는 유료 자료를 지식 파일로 넣지 않았는가? | □ |
| 공유 범위를 비공개로 먼저 테스트했는가? | □ |
| 필요하지 않은 기능이나 외부 연결을 켜지 않았는가? | □ |
| 민감정보 요청에 거절하거나 주의하도록 지침을 넣었는가? | □ |
| Preview 또는 테스트 대화에서 실제 질문을 검증했는가? | □ |
| 공개하거나 공유해도 문제가 없는지 마지막으로 확인했는가? | □ |
참고하면 좋은 공식 자료
GPTs와 Gems의 기능, 공유 방식, 지식 파일 사용 가능 범위는 계정, 요금제, 지역, 업데이트 시점에 따라 달라질 수 있습니다. 사용 전에는 아래 공식 자료를 함께 확인하는 것이 좋습니다.
- OpenAI Help Center - Creating and editing GPTs
- OpenAI Help Center - GPTs in ChatGPT
- OpenAI Help Center - Troubleshooting GPTs
- Google Gemini Apps Help - Tips for creating custom Gems
- Google Gemini Apps Help - Get started with Gems
마무리: 나만의 AI 챗봇은 작게 만들고, 안전하게 테스트해야 합니다
GPTs와 Gems는 반복 작업을 줄이는 데 도움이 됩니다. 하지만 처음부터 모든 업무를 맡기는 개인 비서를 만들려고 하면 지침이 복잡해지고, 개인정보와 파일 관리 위험도 커질 수 있습니다.
처음에는 하나의 작은 작업부터 시작하세요. 예를 들어 영문 이메일 검토, 블로그 글 목차 검토, 엑셀 수식 설명처럼 범위가 분명한 챗봇을 만들고, 실제 질문으로 충분히 테스트하는 편이 안전합니다.
TechZoa에서는 맞춤형 AI 챗봇도 완성된 자동화 도구가 아니라, 사람이 검증해야 할 보조 도구로 봅니다. 편리함보다 먼저 확인해야 할 것은 지침, 지식 파일, 개인정보, 공유 범위입니다.
